Procurement / purchasing policy

Al Majmaah University Procurement Policy

1. Introduction

Al Majmaah University (MU) is committed to conducting procurement activities in a transparent, efficient, and ethical manner, ensuring accountability and compliance with internal rules and regulations. This procurement policy outlines the principles, procedures, and responsibilities governing the acquisition of goods, services, and works by MU.

2. Objectives

The primary objectives of this procurement policy are to:

• Ensure fair and open competition in the procurement process.
• Achieve value for money in all procurement transactions.
• Promote transparency, integrity, and accountability.
• Comply with relevant laws, regulations, and internal policies.
• Foster sustainable and responsible procurement practices.

3. Scope

This policy applies to all procurement activities conducted by MU, including the acquisition of goods, services, and works, regardless of funding source or procurement method.

4. Principles

MU's procurement activities shall be guided by the following principles:

• Transparency: All procurement processes shall be transparent, providing equal opportunities to all qualified suppliers and contractors.
• Accountability: All individuals involved in the procurement process shall be accountable for their actions and decisions.
• Integrity: Procurement activities shall be conducted with honesty, fairness, and impartiality, free from conflicts of interest or undue influence.
• Efficiency: Procurement processes shall be efficient, timely, and cost-effective, minimizing bureaucracy and delays.
• Compliance: All procurement activities shall comply with relevant laws, regulations, and internal policies.
• Sustainability: MU shall promote sustainable procurement practices, considering environmental, social, and economic factors in procurement decisions.

5. Procurement Procedures

MU shall follow the following procurement procedures:

• Planning: MU shall develop procurement plans based on its needs and budgetary constraints, outlining the requirements, timelines, and procurement methods for each procurement activity.
• Solicitation: MU shall solicit bids, proposals, or quotations from qualified suppliers and contractors through open, competitive, and transparent processes.
• Evaluation: MU shall evaluate bids, proposals, or quotations based on pre-defined criteria, considering factors such as price, quality, technical specifications, and past performance.
• Award: MU shall award contracts to the most suitable supplier or contractor based on the evaluation results, ensuring fairness and transparency in the award decision.
• Contract Management: MU shall manage contracts effectively, monitoring performance, ensuring compliance with contractual terms, and resolving disputes in a timely manner.

6. Responsibilities

1. The Procurement Department: The Procurement Department shall be responsible for overseeing all procurement activities, ensuring compliance with this policy and relevant procedures.
2. Budget Holders: Budget holders shall be responsible for initiating and justifying procurement activities, providing specifications and requirements, and approving procurement transactions within their delegated authority.
3. Procurement Committee: The Procurement Committee shall be responsible for reviewing and approving procurement plans, evaluating high-value procurement transactions, and ensuring compliance with procurement policies and procedures.
4. Suppliers and Contractors: Suppliers and contractors shall be responsible for submitting accurate and complete bids, proposals, or quotations, complying with contractual terms, and delivering goods, services, or works in accordance with specifications and timelines.

7. Monitoring and Evaluation

MU shall monitor and evaluate its procurement activities regularly to assess compliance with this policy, identify areas for improvement, and take corrective actions as necessary.

8. Training and Capacity Building

MU shall provide training and capacity building opportunities to its staff involved in procurement activities to enhance their knowledge and skills in procurement management, compliance, and ethics.

9. Review and Revision

This procurement policy shall be reviewed and revised periodically to ensure its effectiveness, relevance, and compliance with evolving legal and institutional requirements.

10. Compliance

All MU staff and stakeholders shall comply with this procurement policy and related procedures. Non-compliance may result in disciplinary action in accordance with MU's disciplinary policies and procedures.

11. Implementation

This procurement policy shall be implemented with immediate effect upon approval by the appropriate authorities.

12. Enquiries

Enquiries regarding this procurement policy shall be directed to the Procurement Department.

13. Approval

This procurement policy has been approved by the relevant authorities and shall be binding on all MU staff and stakeholders.

Date of Approval: [Insert Date]

Effective Date: [Insert Date]

سياسة المشتريات بجامعة المجمعة

1 المقدمة

تلتزم جامعة المجمعة (MU) بإجراء أنشطة المشتريات بطريقة شفافة وفعالة وأخلاقية، مما يضمن المساءلة والامتثال للقواعد واللوائح الداخلية. تحدد سياسة المشتريات هذه المبادئ والإجراءات والمسؤوليات التي تحكم شراء السلع والخدمات والأعمال من قبل MU.

2. الأهداف

الأهداف الأساسية لسياسة الشراء هذه هي:

• ضمان المنافسة العادلة والمفتوحة في عملية الشراء.

• تحقيق القيمة مقابل المال في جميع معاملات الشراء.

• تعزيز الشفافية والنزاهة والمساءلة.

• الالتزام بالقوانين واللوائح والسياسات الداخلية ذات الصلة.

• تعزيز ممارسات الشراء المستدامة والمسؤولة.

3. النطاق

تنطبق هذه السياسة على جميع أنشطة المشتريات التي تجريها الوحدة، بما في ذلك الحصول على السلع والخدمات والأشغال، بغض النظر عن مصدر التمويل أو طريقة الشراء.

4. المبادئ

يجب أن تسترشد أنشطة المشتريات في MU بالمبادئ التالية:

• الشفافية: يجب أن تكون جميع عمليات الشراء شفافة، مما يوفر فرصًا متساوية لجميع الموردين والمقاولين المؤهلين.

• المساءلة: يجب أن يكون جميع الأفراد المشاركين في عملية الشراء مسؤولين عن أفعالهم وقراراتهم.

• النزاهة: يجب أن تتم أنشطة المشتريات بأمانة ونزاهة وحيادية، بعيداً عن تضارب المصالح أو التأثير غير المبرر.

• الكفاءة: يجب أن تكون عمليات الشراء فعالة، وفي الوقت المناسب، وفعالة من حيث التكلفة، مما يقلل من البيروقراطية والتأخير.

• الامتثال: يجب أن تمتثل جميع أنشطة المشتريات للقوانين واللوائح والسياسات الداخلية ذات الصلة.

• الاستدامة: يجب على الوزارة تعزيز ممارسات الشراء المستدامة، مع الأخذ في الاعتبار العوامل البيئية والاجتماعية والاقتصادية في قرارات الشراء.

5. إجراءات الشراء

يجب على MU اتباع إجراءات الشراء التالية:

• التخطيط: يجب على الوحدة تطوير خطط المشتريات بناءً على احتياجاتها وقيود الميزانية، مع تحديد المتطلبات والجداول الزمنية وطرق الشراء لكل نشاط شراء.

• التماس: يجب على MU التماس العطاءات أو المقترحات أو عروض الأسعار من الموردين والمقاولين المؤهلين من خلال عمليات مفتوحة وتنافسية وشفافة.

• التقييم: يجب على MU تقييم العطاءات أو المقترحات أو عروض الأسعار بناءً على معايير محددة مسبقًا، مع الأخذ في الاعتبار عوامل مثل السعر والجودة والمواصفات الفنية والأداء السابق.

• الجائزة: يجب على MU منح العقود للمورد أو المقاول الأكثر ملاءمة بناءً على نتائج التقييم، مما يضمن العدالة والشفافية في قرار منح العقود.

• إدارة العقود: يجب على MU إدارة العقود بشكل فعال، ومراقبة الأداء، وضمان الامتثال للشروط التعاقدية، وحل النزاعات في الوقت المناسب.

6. المسؤوليات

1. إدارة المشتريات: تكون إدارة المشتريات مسؤولة عن الإشراف على كافة أنشطة المشتريات والتأكد من الالتزام بهذه السياسة والإجراءات ذات الصلة.

2. أصحاب الميزانية: يتحمل أصحاب الميزانية مسؤولية بدء وتبرير أنشطة المشتريات، وتوفير المواصفات والمتطلبات، والموافقة على معاملات الشراء ضمن صلاحياتهم المفوضة.

3. لجنة المشتريات: تكون لجنة المشتريات مسؤولة عن مراجعة واعتماد خطط المشتريات، وتقييم معاملات المشتريات ذات القيمة العالية، وضمان الامتثال لسياسات وإجراءات المشتريات.

4. الموردون والمقاولون: يتحمل الموردون والمقاولون مسؤولية تقديم عطاءات أو عروض أو عروض أسعار دقيقة وكاملة، والالتزام بالشروط التعاقدية، وتسليم البضائع أو الخدمات أو الأعمال وفقًا للمواصفات والجداول الزمنية.

7. الرصد والتقييم

يجب على MU مراقبة وتقييم أنشطة المشتريات الخاصة بها بانتظام لتقييم الامتثال لهذه السياسة، وتحديد مجالات التحسين، واتخاذ الإجراءات التصحيحية حسب الضرورة.

8. التدريب وبناء القدرات

يجب على MU توفير فرص التدريب وبناء القدرات لموظفيها المشاركين في أنشطة المشتريات لتعزيز معارفهم ومهاراتهم في إدارة المشتريات والامتثال والأخلاقيات.

9. المراجعة والمراجعة

يجب مراجعة وتنقيح سياسة المشتريات هذه بشكل دوري لضمان فعاليتها وأهميتها وامتثالها للمتطلبات القانونية والمؤسسية المتطورة.

10. الامتثال

يجب على جميع موظفي MU وأصحاب المصلحة الالتزام بسياسة الشراء هذه والإجراءات ذات الصلة. قد يؤدي عدم الامتثال إلى اتخاذ إجراءات تأديبية وفقًا لسياسات وإجراءات MU التأديبية.

11. التنفيذ

يتم تنفيذ سياسة المشتريات هذه فورًا بعد موافقة السلطات المختصة.

12. الاستفسارات

يجب توجيه الاستفسارات المتعلقة بسياسة الشراء هذه إلى إدارة المشتريات.

13. الموافقة

تمت الموافقة على سياسة المشتريات هذه من قبل السلطات ذات الصلة وستكون ملزمة لجميع موظفي الوحدة وأصحاب المصلحة.

تاريخ الموافقة:[أدخل التاريخ]

تاريخ النفاذ: [أدخل التاريخ]