الخدمات التي تقدمها الوكالة

تتضمن الوكالة الأقسام التالية :

أولا : إدارة الوكالة

وتتضمن الوحدات التالية :

• وحدة الاتصالات الادارية

تهدف وحدة الاتصالات الإدارية إلى تصدير جميع المعاملات الصادرة وتوثيق جميع المعاملات الواردة ومتابعتها مع الكليات والإدارات ذات العلاقة.

المهام:

1. الإشراف المباشر على أعمال الصادر والوارد.

2. الإشراف المباشر على أرشفة جميع المعاملات الصادرة والواردة وحفظها بملفات

3. عمل أرشفة ملفات الموظفين

4. تصدير جميع قرارات وكيل الجامعة للشؤون التعليمية والأكاديمية من الاتصالات الإدارية.

5. متابعة جميع المعاملات الصادرة مع الكليات والإدارات ذات العلاقة.

• وحدة العلاقات العامة :

المهام :

1. الإعلان وتنظيم اللقاءات التعريفية والتوعوية للوكالة داخل الجامعة..
2. المساهمة في تنظيم ورش العمل والندوات التي تنظمها الوكالة .
3. نشر اخبار الوكالة على الموقع الالكتروني للجامعة وصحيفة الجامعة والصحف المحلية.
4. متابعة والرد على المقالات والأخبار المنشورة عن الوكالة .
5. توعية موظفي الوكالة ومنسوبيها بأهم المستجدات الخاصة .

• وحدة الخدمات المساندة

المهام :

1. إنهاء المعاملات الخاصة بالوكالة في إدارات الجامعة والأجهزة الحكومية المختلفة.
2. توفير متطلبات الوكالة من مواد استهلاكية ومكتبية و تعليمية .
3. الإشراف الكامل على صيانة مكاتب الوكالة و نظافتها .
4. الإشراف على السيارات والمركبات التابعة للوكالة من ناحية وقودها وصيانتها

ثانياً : إدارة التميز في التعلم والتعليم:

وتتضمن الوحدات التالية :

• وحدة الجودة وتطوير التدريس
• المهام :

1. إجراء تقويم شامل لجميع المقترحات الخاصة باستحداث برامج جديدة أو تلك المتعلقة بإجراء تغييرات كبيرة في برامج قائمة .
2. النظر في الملخص العام لتقارير البرامج وفي البيانات المتعلقة بمؤشرات الأداء ،وعرضها على وكيل الجامعة للشؤون التعليمية تمهيداً لموافقته على التغييرات الهامة في البرامج والتي قد تكون مطلوبة من وقت لآخر.
3. وضع إرشادات توجيهية لتحديد مستويات الموافقة على التغييرات التي تجرى في المقررات والبرامج .
4. مراجعة البيانات المتعلقة بمؤشرات الأداء الرئيسية لكل البرامج ، على الأقل مرة في كل عام دراسي وإعداد تقرير عام حول الأداء التعليمي للجامعة .
5. إعداد تقارير حول المستوى العام لجودة التعليم والتعلم للبرامج على مستوى الجامعة ككل بصفة دورية.
6. تطوير وتطبيق استراتيجيات للتحسين ، للتعامل مع القضايا العامة التي تؤثر على البرامج في الجامعة ككل .
7. بالإضافة إلى ما يسنده إليها وكيل الجامعة للشؤون التعليمية من أعمال .

• وحدة التقويم
• المهام :

1. متابعة تقويم المقررات ومراجعة واعتماد تقاريرها السنوية.
2. مراجعة تقارير البرامج سنوياً .
3. إجراء تقويم شامل لكل برنامج علمي مرة واحدة على الأقل كل خمس سنوات، إضافة إلى التقويمات السنوية .
4. وضع سياساتُ وإجراءات للتعامل مع الحالات التي تكون فيها مستويات تحصيل الطلبة غير ملائمة .
5. بالإضافة إلى ما يسنده إليها وكيل الجامعة للشؤون التعليمية من أعمال .

ثالثاً : إدارة الخطط والبرامج الدراسية

وحدة إدارية ترتبط بوكيل الجامعة للشؤون التعليمية والأكاديمية وتهتم بتوفر الخدمات التعليمية والمناهج والساعات الزائدة والجداول والتعاقدات .

وتتضمن الوحدات التالية :

• وحدة الخطط الدراسية :

المهام :

1. متابعة استكمال الاطار العام للخطط والنظام الدراسي في كليات الجامعة .
2. إعداد الأدلة التي تحدد أفضل مواصفات إعداد المقررات الدراسية .
3. متابعة تطوير الخطط الدراسية للأقسام وتحديثها دوريا بحيث تكون مواكبة للتطور العلمي ومتطلبات سوق العمل .
4. متابعة تطبيق تلك الخطط بعد اعتمادها ووضع المعايير والنماذج اللازمة للتأكد من تطبيق الخطة الدراسية ومفردات المناهج ومخرجاتها.
5. متابعة استيفاء الخطط والبرامج الدراسية لمتطلبات الاعتماد الأكاديمي، وخطط الهيكلة الأكاديمية.
6. التنسيق بين الكليات والأقسام كلٍّ فيما يخصه .
7. متابعة الكليات في عملية تطوير المناهج وبما يضمن نجاحها.
8. الإعداد لجلسات اللجنة الدائمة للخطط والنظام الدراسي، وكذلك إعداد محاضرها.
9. متابعة المستجدات الحديثة في مجال تطوير المناهج مع الجامعات والمؤسسات العلمية المتميزة داخل وخارج الجامعة.
10. الاستعانة بمتخصصين وخبراء في المناهج والخطط الدراسية من داخل الجامعة أو خارجها حسب ما يقدره وكيل الجامعة للشئون التعليمية وبناء على توصية لجنة الخطط والنظام الدراسي بالجامعة.
11. الاستعانة بمحررين متخصصين للمراجعة اللغوية والفنية للخطط وتوحيد المظهر العام للخطط الدراسية.
12. رفع تقرير دوري عن أعمال الوحدة.
13. متابعة سير العمل بالسنة التحضيرية من خلال اللجنة الإشرافية العليا.
14. إقامة ورش العمل التخصصية.
15. تنظيم الاستبيانات الاستقصائية.
16. عقد الدورات التدريبية.
17. نشر المطبوعات ذات العلاقة.
18. العمل على تحسين المخرجات التعليمية لكليات الجامعة .
19. وضع تصور باحتياجات الكليات من الأقسام العلمية.
20. تفعيل التعاون الأكاديمي مع الجامعات والمؤسسات التعليمية في الداخل والخارج في شأن الخطط والبرامج.

• وحدة الدراسات الأكاديمية :

وتضم قسمين :

أ- قسم الساعات الزائدة والجداول :

المهام :

1. متابعة بناء الجداول الدراسية في كليات الجامعة .
2. دراسة الساعات الزائدة بالجداول الدراسية ومبرراتها .
3. متابعة طلبات التعاون الخارجي للتدريس بكليات الجامعة .
4. متابعة استيفاء أعضاء هيئة التدريس لساعات تدريسهم .
5. دراسة استيفاء العجز في الجداول الدراسية من الأقسام المماثلة الكليات.

ب- قسم التعاقدات

المهام :

1. متابعة احتياجات كليات الجامعة من التعاقدات الخارجية من أعضاء هيئة التدريس .
2. متابعة نشر الإعلانات في مختلف المنشورات الدولية والمواقع الإلكترونية حول احتياجات الجامعة من أعضاء هيئة التدريس لمختلف التخصصات، بالإضافة الى الإعلان عن الوظائف في موقع الجامعة.
3. متابعة اجراءات التعاقد مع الكفاءات العلمية بالجامعات السعودية والخارجية .

رابعاً : إدارة شؤون الطلاب

• وحدة التوجيه والإرشاد الأكاديمي

المهام

1. متابعة حصر احتياجات الطلاب ، التي تساعدهم على الارتقاء بما يملكون من قدرات .
2. متابعة لجان استقبال الطلاب والطالبات ، والخدمات التي تقدم إليهم ، وتعريفهم باللوائح والأنظمة .
3. التواصل المباشر مع الطلاب من خلال موقع الوحدة في منديات الجامعة ، والبريد الالكتروني بموقع وكالة الجامعة للشؤون التعليمية والأكاديمية ؛ وذلك بهدف متابعة المشكلات السلوكية والنفسية والاجتماعية للطلاب ، وتذليل كافة الصعوبات والعوائق التي تحول دون تكيف الطلاب مع بيئتهم الجامعية .
4. التنسيق مع المؤسسات الخارجية في المجالات التي تهم الطلاب .

• وحدة شؤون الطلاب :

المهام

1. متابعة تنفيذ السياسة الخاصة بشؤون التعليم والطلاب مما تعده عمادة شؤون الطلاب .
2. متابعة إعداد الخطط ، والبرامج اللازمة لوضع السياسة العامة للتسجيل ، والقيد ، والتحرير .
3. متابعة الأعمال المتعلقة بإعداد السجلات والبطاقات والملفات المتعلقة بشؤون التعليم والطلاب .
4. متابعة التقارير الدورية عن نشاط شؤون التعليم الطلابي ، ومتابعة إعداد الدراسات والبحوث ، والبحوث ، والنشرات والتقارير عن أداء الأقسام والدارسين .
5. رصد التفاعل والاتصال الدائم مع الأقسام داخل الجامعة لتوفير كافة المعلومات والبيانات الضرورية للطلاب .

• وحدة النشاط الطلابي

المهام

1. متابعة خطط المهارات الطلابية ، وتوظيفها في الأعمال المثمرة مما تعده عمادة شؤون الطلاب بما يسهم في تكوين شخصيات متوازنة فكريًا وسلوكيًا .
2. العمل على تبني برامج لتنمية مهارات الطلاب في إطار المبادئ والقيم واستثمارها في تنفيذ الأنشطة ورعايتهم لتنمية قدراتهم ومواهبهم للوصول إلى الإبداع والابتكار ، وتعويدهم على العمل الجماعي ومشاركتهم في المناسبات الوطنية والعالمية .
3. متابعة ما يعتمد من خطط الأنشطة الثقافية والدينية والاجتماعية والرياضية والأسر لكليات الجامعة .
4. المساهمة في فتح قنوات اتصال بالجامعات الأخرى في مجال النشاط الطلابي .