وحدة السكرتارية التنفيذية

وحدة السكرتارية التنفيذية:

الهدف العام :

تنظيم ومتابعة وإدارة اللجان والمجالس والاجتماعات المرتبطة بمكتب معالي رئيس الجامعة ، وممارسة دور تنفيذي فى الأعمال الروتينية و التأكد من تطبيق النظام المعتمد وفق لطبيعة كل عمل . 

المهام :

1.متابعة وإدارة جميع أعمال اللجان والمجالس والاجتماعات المرتبطة بمعالي رئيس الجامعة وفقاً لتوجيهات المستشار والمشرف العام على المكتب .

2.متابعة توجيهات - معاليه - بشأن أعمال اللجان والمجالس والاجتماعات والتأكد من استمرار عملها ورفع محاضرها للتوجيه بشأنها.

3.أعداد ومتابعة جدول أعمال كافة اللجان والمجالس والاجتماعات، والتأكد من انضباط سير أعمالها ، ورصد جوانب القصور في أدائها لمعالجة ذلك. 

4.الإشراف على النظام الالكتروني للمجالس واللجان، والتواصل والتعامل المباشر مع جميع اللجان والمجالس من خلاله وفقا لتوجيهات المستشار والمشرف العام على المكتب. 

5.حفظ و صيانة جميع الملفات الخاصة بأعمال اللجان والمجالس بشكل يضمن سلامتها و سرعة استدعائها وعرضها عند التوجيه .

6.تحرير و طباعة الخطابات و المكاتبات الخاصة بجميع أعمال اللجان والمجالس والاجتماعات. 

7.متابعة تنفيذ توصيات اللجان والمجالس والاجتماعات بعد اعتماد محاضرها من معالي الرئيس ، مع اللجان والمجالس نفسها ومع كافة جهات الجامعة . 

8.استلام و توجيه البريد وكافة المراسلات الواردة والمتعلقة بأعمال اللجان والمجالس و عرضه على المختص و فهرسة هذه المستندات وحفظها بعد البت فيها. 

9.استلام و توجيه و إرسال رسائل البريد الإليكترونى الخاصة باللجان والمجالس  و فهرسة هذه الرسائل وأرشفتها . 

10.القيام بمهام تدوين وكتابة المحاضر الخاصة باللجان والمجالس التي يرأسها معالي المدير ، والتنسيق مع أمانات اللجان والمجالس كل فيما يخصه .