01

محرم 1439
الموافق 21 سبتمبر 2017

الهيكل التنظيمي

آخر تحديث الاثنين, 2017/04/10 - 10:27

"التوصيف الوظيفي للهيكل التنظيمي ":ـ

 إدارات وكالة الجامعة للشئون التعليمية

تضم وكالة الجامعة للشئون التعليمية عدداً من الإدارات على النحو التالي:

ـ مكتب وكيل الجامعة للشئون التعليمية

الارتباط التنظيمي: يرتبط مباشرة بسعادة وكيل الجامعة للشؤون التعليمية.

المهام: مباشرة الإشراف على مكتب وكيل الجامعة والقيام بالأعمال التي توكل إليه من قبل وكيل الجامعة.

ـ المشرف العام على مكتب وكيل الجامعة للشئون التعليمية

الارتباط التنظيمي: يرتبط مباشرة بسعادة وكيل الجامعة للشئون التعليمية.

المهام: الإشراف العام على مكتب سعادة وكيل الجامعة للشئون التعليمية والوحدات الإدارية واللجان المرتبطة به، ومتابعة أعمال الوكالة، وذلك لتسهيل كافة الإجراءات التي تساعد على إنجاز العمل وتحقيق الأهداف المناطة بالمكتب.

ـ إدارة الوكالة

الارتباط التنظيمي: ترتبط بالمشرف العام على مكتب وكيل الجامعة للشئون التعليمية

المهام: تسيير الأعمال الإدارية والمالية للوكالة وتوفير الاحتياجات اللازمة للعمل.

 

وحدات إدارة الوكالة:

تتضمن إدارة الوكالة الوحدات التالية:

  1 ـ وحدة الشئون الإدارية:

تهدف هذه الوحدة إلى التعامل مع جميع الجوانب الإدارية الخاصة بالمكتب، والتي تتعلق بموظفي المكتب، والمالية، والمتابعة، والمشتريات والمستودعات، وكذلك تصدير جميع المعاملات الصادرة وتوثيق جميع المعاملات الواردة ومتابعتها مع الكليات والإدارات ذات العلاقة، وكذلك أرشفة جميع المعاملات.

المهام:

- الإشراف المباشر على أعمال الصادر والوارد.

- الإشراف المباشر على أرشفة جميع المعاملات الصادرة والواردة وحفظها بملفات

- عمل أرشفة ملفات الموظفين.

- تصدير جميع قرارات وكيل الجامعة للشؤون التعليمية والأكاديمية من الاتصالات الإدارية.

- متابعة جميع المعاملات الصادرة مع الكليات والإدارات ذات العلاقة.

- الإشراف على شؤون الموظفين في الوكالة.

- الإشراف على الشؤون المالية، والمتابعة.

- الإشراف على المشتريات والمستودعات الخاصة بالوكالة.

 

  2ـ وحدة العلاقات العامة:

تهدف هذه الوحدة إلى ربط الوكالة بكافة المستفيدين من خدماتها عبر نشر المعلومات المرتبطة بأنشطتها وبرامجها.

المهام:

الإعلان وتنظيم اللقاءات التعريفية والتوعوية للوكالة داخل الجامعة

المساهمة في تنظيم ورش العمل والندوات التي تنظمها الوكالة. 

نشر أخبار الوكالة على الموقع الالكتروني للجامعة وصحيفة الجامعة والصحف المحلية بالتنسيق مع إدارة العلاقات العامة والإعلام الجامعي.

المتابعة والتجاوب مع المقالات والأخبار المنشورة عن الوكالة.

التحديث المستمر لصفحة الوكالة الإلكترونية سواء بالأخبار أو الأقسام وإظهارها بصورة لائقة.

توعية موظفي الوكالة ومنسوبيها بأهم المستجدات الخاصة.

  3 ـ وحدة السكرتارية:

·         تهدف هذه الوحدة إلى تنظيم أعمال سعادة وكيل الجامعة على مدار الساعة، من حيث تنسيق أعمال البريد، ومواعيد المكتب في المقابلات والاتصالات، وكذلك تنسيق أعمال اللجان التابعة للوكالة.

·         المهام:

·         تنسيق مواعيد سعادة الوكيل الشخصية والهاتفية والإلكترونية.

·         تغطية أعمال البريد على مدار الساعة.

·         تنسيق أعمال اللجان المختلفة. 

 

الإدارات الفنية التي تتشكل منها وكالة الجامعة للشئون التعليمية

يتبع لوكالة الجامعة للشؤون التعليمية الإدارات الفنية التالية:

1)    إدارة دعم الطالب وشؤون الخريجين:

مقدمة:

تعد إدارة دعم الطالب وشؤون الخريجين إحدى الإدارات التي تنتمي لوكالة الجامعة للشؤون التعليمية وتُعنى بالتخطيط والتنسيق والمتابعة للخدمات المقدمة للطالب والطالبة في جميع المراحل الدراسية بالكلية من قبل جميع قطاعات الجامعة المعنية. والاهتمام بشؤون الخريجين واحتياجاتهم.

الرؤية:

 طالب متميز مهنيا وتربوياً وشراكة فاعلة مع الخريجين.              

الرسالة:

 العمل مع القطاعات ذات العلاقة على تنمية مهارات الطالب والعناية باحتياجاته المهنية والتربوية، وبناء وتعزيز التواصل مع الخريجين

الهدف العام للوحدة:

تنمية مهارات الطلبة والعناية باحتياجاتهم المهنية والتربوية والنفسية

الأهداف الفرعية للإدارة:

1.                 تقويم الخدمات الموجهة للطلبة من قبل قطاعات الجامعة.

2.                 تحديد الاحتياجات المستقبلية للطلبة في ظل رؤية الجامعة وتطلعاتها المستقبلية.

3.                 الكشف عن الطلبة ذوي الاحتياجات الخاصة وتصنيفهم وتوفير البرامج المناسبة لهم.

4.                 نشر وتطوير ثقافة الإرشاد الأكاديمي وآلياته بما يسهم في حل مشكلات الطلبة الدراسية والتربوية.

5.                 نشر ثقافة الحوار والمجالس الاستشارية الطلابية وتفعيل أدوارها على مستوى الكليات والجامعة.

6.                 توثيق الصلة بين الجامعة والخريجين ومؤسسات المجتمع بما يحقق المصلحة المشتركة.

7.                 قياس اتجاهات أصحاب الأعمال نحو خريجي الجامعة.

8.                 التواصل المستمر مع الخريجين الذين تم توظيفهم، ومتابعة تقييم الأداء الوظيفي لهم، والاستفادة من تجاربهم.

 

الجهات ذات العلاقة بمهام وحدة دعم الطالب وشؤون الخريجين:

أولاً: العمادات المساندة:

·                    عمادة القبول والتسجيل: وذلك من حيث:

1.                 تعريف الطلاب والطالبات بأنظمة الدراسة والاختبارات.

2.                 تعريفهم بحقوقهم وواجباتهم الدراسية.

3.                 تعريف أعضاء هيئة التدريس بأنظمة الدراسة والاختبارات.

4.                 تعريفهم بالطرق النظامية لحل مشكلات الدراسة والاختبارات التي تواجه الطلاب والطالبات.

5.                 رفع كفاءة المشرفين على وحدات الإرشاد الأكاديمي في الكليات (على وجه الخصوص) من حيث استيعاب أنظمة الدراسة والاختبارات، وقدرتهم على حل المشكلات وفق النظام.

6.                 تفعيل أدوارها من خلال نشر ثقافة أنظمة الدراسة والاختبارات عبر الوسائل الورقية والإلكترونية والتنظيمية، وغير ذلك من الأدوار.

·                    عمادة شؤون الطلاب: وذلك من حيث:

1.                 إعداد خطط الأنشطة والخدمات الطلابية وفقاً للاحتياج الفعلي للطلاب والطالبات.

2.                 العناية بذوي الاحتياجات الخاصة من الطلاب والطالبات الموهوبين والمتفوقين والعاديين والمتأخرين.

3.                 تدريب الطلاب والطالبات في مهارات الحياة الدراسية والعامة، والعمل على رفع مستواهم التحصيلي والسلوكي.

4.                 تفعيل أدوارها من خلال تنفيذ جميع البرامج والفعاليات الطلابية، وغير ذلك من الأدوار.

ثانياً: الكليات:

1.                 مساندة الكليات في تأسيس الوحدات ذات العلاقة بوحدة دعم الطالب، وشؤون الخريجين وهي: وحدة الأنشطة الطلابية، ووحدة الإرشاد الأكاديمي وحقوق الطالب، ووحدة الخدمات الطلابية.

2.                 التواصل مع العاملين فيها، ومع عمادة شؤون الطلاب وعمادة القبول والتسجيل، لتسهيل قيامها بمهامها.

وتفعيل أدوارها من خلال التخطيط والتنفيذ لكل ما يتعلق بشؤون الطلاب، وتفيل أدوار الطلاب الحقيقية في الحياة الأكاديمية.

2)    إدارة البرامج الدراسية والتطوير:

التعريف بالإدارة:

هي إدارة تعنى بشؤون إعداد واعتماد الخطط والبرامج الدراسية وتطويرها البنائي والمعرفي بما يحقق رفع مستوى جودتها وتحسين مخرجاتها وتلبيتها لحاجات سوق العمل كما تعنى بتطوير الشؤون التعليمية في الوكالة والكليات والعمادات ذات العلاقة بما يحقق انسيابية العمل وزيادة كفاءته

الرؤية:

 الارتقاء والريادة بالخطط والبرامج الدراسية وتطوير الشؤون التعليمية.

الرسالة:

تحقيق متطلبات المجتمع المحلي والتنمية الوطنية بوضع آليات وخطط تساهم ببناء خطط وبرامج دراسية ترتقي بمخرجاتها التعليمية وتطبق المواصفات والمعايير المحلية والدولية وتساهم في تطوير الشؤون التعليمية في الجامعة

أهداف الإدارة:

1-وضع آليات ومواصفات واضحة لإعداد واعتماد وتطوير الخطط والبرامج الدراسية وفق المعايير الوطنية والعالمية

2-دعم ومساندة الكليات وبالتعاون مع العمادات ذات العلاقة بما يحقق رفع كفاءة الخطط والبرامج الدراسية وتحقيقها لمتطلبات الاعتماد الأكاديمي

3-إصدار الأدلة والنماذج وتحديد المرجعيات في إعداد وتطوير الخطط الدراسية مما يساهم في توحيد بنية الخطط والبرامج الدراسية وآليات العمل ويحقق أهداف الجامعة

4-التعاون مع القطاعين الحكومي والخاص والشراكة مع الجامعات المحلية والدولية في سبيل تحقيق جودة الخطط والبرامج الدراسية وتلبية مخرجاتها لحاجات سوق العمل

5-تطوير الشؤون التعليمية في الكليات والعمادات ذات العلاقة من خلال متابعة خططها الاستراتيجية والتنفيذية ودراسة وتحليل التقارير الواردة منها

6-تحسين وتطوير عمل إدارات الوكالة بما يساهم في تكامل أعمالها وزيادة كفاءتها

خطوط عامة لتحقيق الأهداف

1-جمع البيانات الفصلية والسنوية من الكليات ودراسة الواقع وتحديد نقاط الضعف والقوة

2-إقامة ورش العمل واللقاءات الدورية مع مشرفي وحدات الخطط والبرامج الدراسية في الكليات للوقوف على التحديات والمعوقات ووضع خطط مستقبلية مشتركة لتطوير الخطط الدراسية والارتقاء بمستواها

3-استكمال البرنامج الإلكتروني لاعتماد الخطط والبرامج الدراسية.

4-عمل زيارات محلية للمؤسسات التعليمية للوقوف على تجاربها في إعداد واعتماد وتطوير الخطط الدراسية

5-متابعة الخطط الاستراتيجية للكليات والعمادات ذات العلاقة ودراستها وتحليلها وبيان مدى انسجامها مع الخطة الاستراتيجية للجامعة وموافقتها لتطلعات ورؤى الوكالة

6-متابعة برنامج التوأمة بين الكليات ودراسة التقارير الواردة وتحليلها وبيان مدى تحقيقها لأهداف البرنامج

 

 

3)    إدارة القياس والتقويم والتميز:

التعريف بالإدارة:

هي إدارة أكاديمية تعنى بعمليات القياس والتقويم والتميز وسياساتها، فمن خلالها تتم عملية التأكد من عدالة التقييم وجودة المخرجات التعليمية، وتحديد نقاط القوة والضعف بهدف التحسين والتطوير المستمر، وكذلك تعنى بعملية التعليم والتعلم من خلال دعم أعضاء هيئة التدريس وتوفير بيئة أكاديمية محفّزة وداعمة للتميز والإبداع، إضافة إلى توفير نظام للجودة والتحسين المستمر يضمن فعالية التدريس وجودة مخرجات التعلم.

الرؤية:

          أن تكون إدارة القياس والتقويم والتميز مرجعية في تطبيق أفضل الممارسات الأكاديمية والإدارية الخاصة بالقياس والتقويم والتمييز لتحقيق أعلى مستوى ممكن من العدالة والموضوعية في أعمال التقويم، ولتحقيق المعايير الأكاديمية العالمية للتميز بمهارات التعليم والتعلم والتنمية البشرية المتكاملة لأعضاء هيئة التدريس.

الرسالة:

          التطوير والتحسين المستمر في أعمال القياس والتقويم والتميز للإسهام في تحقيق العدالة والجودة في المخرجات التعليمية، ودعم مهارات التدريس المتميز من خلال توفير بيئة أكاديمية محفزة وداعمة للإبداع. وتعزيز كفاءة أعضاء هيئة التدريس من أجل تحقيق الأهداف التعليمية، إضافة إلى الإشراف على البرامج التطويرية والتدريبية للتعلم بطريقة مميزة ومبدعة بما يضمن فعالية التعليم وجودة التعلم.

أهداف الإدارة:        

            .         تقديم الدعم الفني والاستشارات العلمية لأعضاء هيئة التدريس ووحدات الجامعة في مجال القياس والتقويم والتميز.

·        تطوير وتحديث وسائل القياس والتقويم وبما يسهم في تحقيق العدالة والرفع من كفاءة المخرجات التعليمية.

·        بناء استراتيجية موحدة للتقويم على مستوى الجامعة.

·        إجراء ونشر وتطوير البحوث العلمية في مجال القياس والتقويم.

·        قياس المخرجات التعليمية بالتعاون مع الكليات والأقسام العلمية للوقوف على جودتها.

·        الانفتاح على المجتمع المحلي وتقديم الخدمات المختلفة المتعلقة بالقياس والتقويم والتميز.

·        نشر ثقافة القياس والتقويم وتعزيز ممارسته الأكاديمية والإدارية.

·        استقطاب أعضاء هيئة التدريس المتميزين والرقي المستمر بأدائهم.

·        الارتقاء باستراتيجيات التعليم والتعلم لتحسين المخرجات التعليمية المستهدفة.

            ·        تطوير أعضاء هيئة التدريس والارتقاء بمستواهم الأكاديمي وبما ينعكس على جودة المخرجات التعليمية.