الأقسام التابعة لمدير الإدارة

• قسم الشؤون الإدارية:

يمثله في الإدارة متابعة منسوبي العمادة من الحضور والانصراف وايضا الصادر والوارد والمستودع والمراسلة ومهمته استقبال جميع المعاملات والمكاتبات وإكمال إجراءات قيدها وإحالتها للإدارة المختصة في المكتب التنفيذي بالإضافة  الى تأمين احتياجات مستودع العمادة من خلال المستودعات بالجامعة والأشراف على تنظيمه و توزيع المراسلات الخارجية ويعتمد على أرشف الكتروني في حفظ المستندات الصادرة والواردة  .

المهام :

·        استلام المعاملات الداخلية والخارجية الواردة للعمادة وتسجيلها.

·        تصدير المعاملات الصادرة إلى خارج العمادة عن طريق نظام الاتصالات الإدارية وتغليف البريد وإرساله.

·          تنفيذ توجيه العميد بإحالة المعاملات إلى الجهات الداخلية في العمادة.

·          استلام المعاملات الداخلية وعرضها على العميد.

·          إعداد المراسلات التي يصعب إرسالها ببرنامج الاتصالات الإدارية وإيصالها يدوياً للإدارات المعنية.

·        ارشفة وحفظ جميع المعاملات والخطابات والتعاميم الصادرة والواردة من وإلى العمادة.

·        تصنيف وحفظ ملفات المراسلات العامة والتقارير والسجلات الخاصة بإدارة العمادة.

·        حفظ أصول الأوراق في ملفات خاصة بكل جهة وحفظ نسخة إلكترونية رقمية.

·        متابعة المراسلات المحولة إلى ذوي الاختصاص داخل العمادة وخارجها.

·        إعداد التقارير الدورية والسنوية عن نشاط الوحدة.

·        القيام بما يسند إليها من أعمال أخرى مماثلة يوجه بها المدير المباشر .

 

 

• المتابعة  :

​وهي مختصة في متابعة الحضور والانصراف لموظفي العمادة في الشؤون الادارية.

المهام :

·         تتولى الادارة متابعة النظام الإلكتروني للحضور والانصراف  وإدخال قرارات الاجازات العادية والمرضية وغيرها من الاجازات .

·         تقوم الإدارة بالتعاون مع الجهات المختصة داخل الجامعة بالتأكد من صدور الاجازات الرسمية في وقتها وتقديم المقترحات المناسبة لذلك

·         تتولى الإدارة مهام التنسيق في حذف أو إضافة أي موظف لبيانات الحضور والانصراف حسبما يصدر لهم من قرارات إدارية مع إدارة المتابعة في الجامعة .

·         متابعة وضع الموظفين الذين يحصلون على اجازات طويلة كالإجازات المرضية والاستثنائية والتأكد من مباشرتهم اعمالهم بعد انتهاء إجازاتهم و ينطبق ذلك على المكلفين خارج الجامعة .

·         تتولى الإدارة إعداد الافادات الغياب والتأخير لجميع الموظفين وتسليمها للموظفين لرفعها لشؤون أعضاء هيئة التدريس والموظفين وإدارة المتابعة في الجامعة .

·      القيام بما يسند إليها من أعمال أخرى مماثلة يوجه بها المدير المباشر .

 

 

• المستودع  :

​يختص بتنظيم عهد العمادة ومنسوبيها وتسلم التجهيزات والأثاث وتوزيعها على وحدات ومنسوبي العمادة ,وينظم معاملات تسجيل العهد على الأفراد وكذلك إسقاطها عنهم , واعتماد إخلاء الطرف فيما يتعلق بمستودع العمادة , كما ينسق مع مستودعات الجامعة المركزية كافة الأمور ذات العلاقة.

المهام :

·       ترتيب المستودع وصرف الأدوات والأجهزة المكتبية بعد الاطلاع على نموذج الصرف والرفع لمدير الإدارة بجميع الأصناف التي قارب رصيدها على الانتهاء من المستودع حتى يمكن تأمينها من مستودع الجامعة بوقت كاف

·        تسلم كافة الاصناف والأدوات المكتبية والقرطاسية والاحتفاظ بها في مستودع العمادة.

·       متابعة النواقص بالمستودع، وحصر المسترجع من الأثاث، وفق قوائم خاصة، وعمل محاضر إتلاف للأجهزة التالفة، والأثاث، والأدوات

·       استلام العهد من منسوبي العمادة المنتهية عقودهم، أو المنقولة خدماتهم او المكلفين الى جهات أخرى .

·       الاحتفاظ بسجلات للمواد المستلمة، والمخزونة، والمصروفة، وبيانات بعهد كل قسم أو وحدة لوحدها.

·        ترتيب المستودع لسرعة الوصول للمحتويات في حالة طلب منهم ذلك.

·         التأكد من تعبئة بيان صرف الأصناف من أجهزة واثاث مكتبي واداوات مكتبية وغيرها .

·       صرف الاصناف من الأثاث والأدوات المكتبية والقرطاسية الى الوحدات الإدارية بالعمادة بعد اعتماد إذن الصرف من مدير الإدارة.

·        وضع آلية لجرد المستودع كل فترة زمنية معينة.

·       الاحتفاظ بالسجلات اللازمة التي تظهر الكميات المخزونة وحركتها، بهدف الرقابة عليها والمحافظة على حد أدنى لكل منها.

·       رفع تقرير شهري لمدير الإدارة عن المصروفات والواردات والرصيد الحالي بالمستودع.

·        القيام بأي أعمال أخرى يكلف بها من قبل مدير الإدارة